Syksy on saapunut, arki alkanut rullata ja pian alkaa jälleen joulukiireet. Tuntuu, että elämässä on jatkuvasti käynnissä jokin vaihe ja aina tulisi suorittaa kovasti eri asioita. Moni käyttää muistilappuja, TO DO -listoja, puhelin­so­vel­luksia muistutuksineen ynnä muuta, pysyäkseen kartalla tehtävistä asioista. Joskus voi tuntua, että lista on loputon, stressi ei hellitä ja päivän minuutit eivät riitä millään!

Tie­dän mis­tä pu­hun. Olen it­se TO DO -lis­to­jen suur­ku­lut­ta­ja, mut­ta olen op­pi­nut muu­ta­mia hy­viä ta­po­ja, jot­ka aut­ta­vat nii­den hal­lit­se­mi­seen! Ha­lu­an­kin nyt ja­kaa nii­tä teil­le­kin. Voi ol­la, et­tä se aut­taa hie­man hal­lit­se­maan ar­kea, omaa ai­kaa ja hel­pot­taa eri­to­ten omaa pään­si­säis­tä kamp­pai­lua saa­mat­to­muu­den ja te­hok­kuu­den vä­lil­lä.

Loputtomat PostIt-laput.

Tevarak

En­sim­mäi­nen asia on eh­dot­to­mas­ti se, et­tä la­jit­te­let teh­tä­vät eri ka­te­go­ri­oi­hin. Jos kaik­ki teh­tä­vät asi­at ovat sa­mas­sa lis­tas­sa, se näyt­tää hel­pos­ti lo­put­to­mal­ta, siel­lä saat­taa roik­kua sama asia jat­ku­vas­ti, ja se­hän al­kaa jos­sain vai­hees­sa är­syt­tä­mään ihan to­sis­saan. Jos­kus ti­lan­ne vaa­tii vain suur­ta päät­tä­väi­syyt­tä tart­tua teh­tä­vään, jot­ta sen saa lis­tal­ta pois. Us­ko vain, är­syt­tä­vään teh­tä­vään tart­tu­mi­nen ja sen te­ke­mi­nen on pie­nem­pi paha, kuin se, et­tä teh­tä­vä är­syt­tää si­nua jat­kos­sa joka ker­ta, kun näet sen lis­tal­la. Ka­te­go­ri­at voi­vat ol­la esim. työ­a­si­at ala­ka­te­go­ri­oi­neen, ko­ti­työt, omaan hy­vin­voin­tiin liit­ty­vät asi­at, lap­siin liit­ty­vät teh­tä­vät yms. Tä­män jäl­keen asi­at on vie­lä hyvä lait­taa tär­keys- ja kii­reel­li­syys­jär­jes­tyk­seen. Tä­hän ka­te­go­ri­oin­tiin voit käyt­tää esim. näi­tä kah­ta mal­lia.

Nelikenttämalli

Jaa pa­pe­ri nel­jään osaan ja ni­meä lo­ke­rot. Esi­mer­kik­si näin: Kii­reel­li­set ja tär­ke­ät; kii­reel­li­set ei tär­ke­ät; tär­ke­ät ei kii­reel­li­set; sekä ei kii­reel­li­set ei­kä tär­ke­ät. Kir­joi­ta teh­tä­vät nii­hin kuu­lu­viin lo­ke­roi­hin. Näin si­nun on hel­pom­pi hah­mot­taa, mis­tä teh­tä­vis­tä aloit­taa.

Nelikenttämalli

Puolituslista

Kir­joi­ta kaik­ki teh­tä­vät yh­teen lis­taan. Jär­jes­tyk­sel­lä ei ole vä­liä. Kun olet kir­jan­nut teh­tä­vät, va­lit­se niis­tä seu­raa­vaan lis­taan puo­let tär­keys­jär­jes­tyk­ses­sä. Kun toi­nen lis­ta on val­mis, va­lit­se niis­tä vie­lä tär­keys­jär­jes­tyk­ses­sä puo­let vii­mei­seen lis­taan. Tämä kol­mas ja vii­mei­nen lis­ta on se, mikä ker­too, mis­tä teh­tä­vis­tä si­nun tu­lee aloit­taa.

Puolituslista

Jos tun­tuu, et­tä ka­len­te­ri pul­lot­taa täyn­nä ja ai­na kun siel­lä on ti­laa, yri­tät teh­dä kaik­ki lis­tas­sa ole­vat asi­at ker­ral­laan, se tu­lee har­vem­min on­nis­tu­maan. En­sim­mäi­nen teh­tä­vä täs­sä ti­lan­tees­sa on mer­ki­tä ka­len­te­riin sel­väs­ti va­paa­päi­vät! Muu­ten ne jää­vät hel­pos­ti pi­tä­mät­tä, var­sin­kin näin yrit­tä­jäl­lä. Va­paa­päi­vi­nä voi tie­ten­kin teh­dä jo­tain ko­ti­töi­tä, mut­ta mie­lui­ten ne oli­si hyvä rau­hoit­taa täy­sin.

Muil­le päi­vil­le ja ”va­pail­le het­kil­le” teh­tä­vät on hyvä ja­kaa. Esi­mer­kik­si yh­te­nä päi­vä­nä vain ko­ti­töi­tä, toi­se­na vain pa­pe­ri­töi­tä, kol­man­te­na kes­ki­tyt vain omaan hy­vin­voin­tiin. Älä lai­ta it­sel­le­si yh­teen het­keen lii­kaa vaa­ti­muk­sia ja teh­tä­viä. Sil­loin saa­mat­to­muu­den ja te­hot­to­muu­den tun­ne jyl­lää vah­vas­ti, vaik­ka oli­sit­kin saa­nut mon­ta teh­tä­vää teh­tyä, mut­tet kaik­kia. Ole siis ar­mol­li­nen it­sel­le­si, ei meis­tä ku­kaan ole ro­bot­ti!

Tehtävän pilkkominen

Mo­nes­ti kir­joi­tam­me lis­taan ai­van lii­an iso­ja teh­tä­viä. Hy­vi­nä esi­merk­kei­nä ”va­lo­ku­vat al­bu­mei­hin” tai jou­lu­sii­vous. Teh­tä­vä kuu­los­taa jo val­miik­si niin isol­ta, et­tei sii­hen hel­pos­ti tar­tu, kun tie­tää sen vie­vän ai­kaa. Täl­löin se jää­kin hel­pos­ti roik­ku­maan ja käy sil­miin joka ker­ta, kun muis­ti­lis­taa lu­kee. Ta­voit­teet ja teh­tä­vät on­kin siis hyvä pilk­koa pie­nem­piin osiin, jol­loin asi­oi­ta on hel­pom­pi to­teut­taa ja teh­tä­vään tart­tuu her­kem­min.

Tehtävän pilkkominen

15 minuutin sääntö

Mul­ti­tas­king. Är­syt­tä­vän te­ho­kas sana. To­del­li­suu­des­sa se tar­koit­taa sitä, et­tä säh­lää mon­taa asi­aa ker­ral­la, mut­tei oi­kein saa mi­tään val­miik­si, ai­na­kaan te­hok­kaas­ti. Tä­hän säh­läyk­seen olen op­pi­nut ää­rim­mäi­sen hy­vän ta­van! 15 mi­nuu­tin sään­nön. Teen lis­tan teh­tä­vis­tä, jot­ka voin hoi­taa 15 mi­nuu­tis­sa, lai­tan ajas­tuk­sen pääl­le ja tar­tun teh­tä­vään ker­ral­laan. Teen VAIN yh­tä va­lit­se­maa­ni asi­aa 15 mi­nuut­tia kes­kit­ty­nees­ti, päät­tä­väi­ses­ti ja te­hok­kaas­ti. Mo­nes­ti tu­lee teh­tyä teh­tä­vä no­pe­as­ti ja ai­kaa jää jopa yli. Jos en saa teh­tä­vää teh­tyä ai­ka­mää­ree­seen men­nes­sä, jat­kan sitä vie­lä seu­raa­van 15 min tai sit­ten jä­tän kes­ken ja tar­tun sii­hen uu­des­taan sit­ten, kun ai­kaa on. Tämä on to­dis­te­tus­ti te­ho­kas tapa saa­da teh­tyä asi­oi­ta lop­puun as­ti. Kel­lo jol­lain ta­val­la hiu­kan pai­nos­taa te­ke­mään te­hok­kaas­ti!

15 min sääntö

Täs­sä­pä muu­ta­mia vink­ke­jä oman ar­jen hel­pot­ta­mi­seen ja ajan­käyt­töön. Ter­ve suo­rit­ta­mi­nen on hy­väk­si, mut­ta jos se me­nee lii­al­li­suuk­siin, sii­tä kär­sii it­se suo­rit­ta­ja, mut­ta myös suo­rit­ta­jan ym­pä­ril­lä ole­vat ih­mi­set. Va­paa­päi­viä ja va­paa­het­kiä kan­nat­taa siis eh­dot­to­mas­ti va­ra­ta! Se ei ole te­hot­to­muut­ta vaan päin­vas­toin li­sää te­hok­kuut­ta päi­viin, kun työs­ken­te­let.

Te­ho­kas­ta syk­syä!